Mit Schlagworten in der Nextcloud arbeiten

Schlagworte (oder Tags) sind eine komfortable Möglichkeit Dateien in der Nextcloud zu organisieren. Die Idee ist, dass einem beliebigen Dateityp ein Schlagwort zuordnet wird. Suchen Sie später nach dem Schlagwort, so finden Sie alle Dateien, denen dieses Schlagwort zugeordnet wurde.

Vorraussetzungen

Damit mit Tags gearbeitet werden kann, muss die App „Collaborative tags“ installiert und aktiviert worden sein. Nachdem diese App installiert wurde kann der Nextcloudadmin in den „Einstellungen“ unter „Grundeinstellungen“  Kollaborative Tags definieren.

Davon gibt es drei Typen:

1. 1. Öffentliche Schlagworte sind für alle Benutzer verfügbar.
   2. Eingeschränkte Schlagworte sind für alle Benutzer sichtbar, können jedoch nicht zugewiesen werden.
   3. Nicht sichtbare Schlagworte sind für interne Verwendung und können vom Benutzer nicht eingesehen und nicht zugewiesen werden.

Schlagworte / Tags vergeben

Jeder Benutzer kann Tags vergeben, dafür muss er sich nur die Details zu einer Datei anzeigen lassen.

Unter der Datei wird jetzt ein grauer Kreis mit drei Punkten angezeigt. Wird dieser angeklickt, so erscheinen die Tags zur Auswahl. In dem Feld kann nach bereits angelegten Tags gesucht werden oder neue Tags definiert werden. Diese sind dann aber nur für für den jeweiligen User verfügbar.

Schlagworte und Tags suchen

Die Suche nach verschlagworteten (getaggten) Dateien ist sehr prominent in der linken Seite der Dateiverwaltung untergebracht. Klicken Sie in der linken Spalte auf Tags, so erhalten Sie einen leeren Hauptbildschirm mit einem Formularfeld oben.

In diesem Feld kann nach den vergebenen Schlagworten gesucht werden. Es können auch mehrere Schlagworte angeben werden. Gezeigt werden dann alle Dateien, die mit allen im Suchfeld angegebenen Schlagworten getaggt wurden.

Schlagworte und Tags löschen

Die Tags können Sie mit einem Admin-User unter „Grundeinstellungen“ -> „Kollaborative Tags“ löschen. Dafür müssen Sie über das Auswahlmenü „Tag wählen…“ das entsprechende Schlagwort/Tag auswählen und anschließend auf Löschen klicken.