Voraussetzungen für das automatische vergeben von Schlagworten / Tags in der Nextcloud

Grundvorraussetzung ist, dass ein Nextcloud-Admin die Apps „Files automated tagging“ sowie „Collaborative tags“ installiert und aktiviert hat. Danach findet jede Benutzer*in in seinen Einstellungen unter dem Punkt „Ablauf“ die grüne Kachel „Schlagworte automatisch zuweisen„.

Einen neuen Ablauf in der Nextcloud für das Automatische Vergeben von Schlagworten erstellen

Im folgenden erklären wir anhand eines konkreten Beispiels, wie ein Ablauf erstellt werden kann. Alle Dateien, die unterhalb des Ordners Test hochgeladen werden, sollen den Tag (das Schlagwort) „Test2″ erhalten.

Vorarbeiten

Zu allererst erstellen wir die „gemeinsam genutzten“ Schlagworte „Test“ und „Test2„. Wie das geht haben wir hier erklärt. Leider kann die Nextcloud keine Schlagworte anhand eines übergeordneten Ordners vergeben, daher nutzen wir einen Trick benutzen und geben dem übergeordneten Ordner den Tag „Test„.

Soll der Ablauf nur für mich sein, definiere ich diesen im Punkt „Ablauf“ im oberen, persönlichen Bereich der Einstellungen. Soll der Ablauf für alle Benutzer gelten, so wird dieser als Nextcloudadmin im Bereich „Ablauf“ im unteren, Verwaltungsbereich der Einstellungen definiert. 

Der Ablauf

Sind die Vorarbeiten erledigt, so kann auf die Schaltfläche „Neuen Ablauf hinzufügen“ in der grünen Kachel geklickt werden. Danach sollte folgende Regel erstellt werden:

Wenn „Datei wurde geändert“

und „Kollaborativer Tag an Datei“ „ist getaggt mit“ „Test“ ->

„Schlagwort automatisch zuweisen“

„Test2“

Das war es schon, wir wünschen Ihnen viel Spaß beim ausprobieren und rumexperimentieren mit den Nextcloud Abläufen.